View : 68 kali.

PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN TRAINING

Metode ini diperlukan untuk melihat substansi pada setiap sub sistem administrasi dalam penyelenggaraan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan.. Penyelenggaraan kegiatan itu merupakan proses yang berlangsung dalam suatu wadah, tempat dan waktu tertentu. Dalam proses tersebut tidak bisa kita pungkiri lagi bahwa yang berperan menentukan keputusan itu adalah Sumbe Daya Manusia (SDM).

Jika kita cermati maka proses penyelenggaraan kegiatan itu terdiri atas sub sub sistem yaitu :

1. Administrasi,

dalam arti sempit bisa berarti kegiatan surat menyurat, tulis menulis dsb. Tetapi dalam arti yang luas/makro, administrasi itu adalah proses penyelenggaraan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Dalam kerangka makro kita, ada dalam proses penyelenggaraan kegiatan organisasi suatu negara Republik Indonesia, biasanya dikenal dengan sistem administrasi negara. Sebagai suatu sistem tentu terdiri dari sub sub sistem penyelenggaraan kegiatan untuk mencapai tujuan yang lebih besar/kecil.

Sedangkan secara mikro kita sedang menjalankan proses kegiatan pencapaian tujuan suatu organisasi dimana kita melaksanakan kegiatan/bekerja yang lebih kecil. Proses penyelenggaraan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan baik makro ataupun bersifat mikro inilah yang kita sebut sebagai administrasi.

Dalam kaitan ini administrasi sebelum pelaksanaan pelatihan haruslah menjadi perhatian penting karena menyangkut perencanaan penyelenggaraan pelatihan haruslah sesuai dengan maksud dan tujuan yang ingin di capai.

2. Organisasi;

dapat dipandang sebagai wadah atau tempat melakukan proses. Sebagai suatu tempat/wadah, Negara sebagai sistem sosial, merupakan wadah kumpulan organisasi baik formal maupun informal, dengan kata lain organisasi yang ada di dalamnya merupakan bagian tak terpisahkan dari negara yang menyelenggarakan administrasi pada tingkat makro. Sedangkan organisasi yang ada di dalamnya merupakan sub sistem yang menyelenggaranakan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang menjadi tugas dan fungsinya.

Keberhasilan organisasi sebagai sub sistem menjalankan proses penyelenggaraan kegiatan pencapaian tujuan yang baik, memberikan kontribusi / konsekwensinya yang baik pada proses penyelenggaraan kegiatan sistem organisasi tingkat atasnya. Hal ini karena organisasi itu merupakan penggerak dari administrasi, maka dikatakan organisasi sebagai inti dari administrasi.

Organisasi dalam hal ini meliputi semua kumpulan orang dalam unit kerja masing-masing yang terlibat dalam penyelenggaraan pelatihan, haruslah haruslah jelas tupoksinya (tugas pokok dan fungsinya masing-masing)

3. Manajemen;

Kita ketahui bahwa organisasi sebagai suatu proses kerjasama orang-orang yang secara hierahis ada atasan dan bawahan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Di dalam organisasi yang demikian tentu terdapat sumber daya yang bersifat fisik, bahkan terdapat sumber daya yang berdimensi kejiwaan yaitu pengelolaan atau manajemen. Pengelolaan sumber daya organisasi dengan baik, maka organisasi akan menghasilkan barang atau jasa yang optimal. Sifat ketergantungan pada sistem pengelolan itulah, sehingga manajemen menjadi penggerak (nyawa/roh) suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti dari organisasi. Dalam kaitan ini manajemen penyelenggaraan dan pelaksanaan serta evaluasi dalam pelatihan haruslah haruslah berjalan dengan baik . oleh karena itu perlu adanya sistem pengawasan manajemen.

4. Kepemimpinan ;

Manajemen sebagai penggerak dalam organisasi, pada intinya merupakan suatu proses yang diawali dengan perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), penggerakan (Actuating dan pengawasan (Controlling). Untuk organisasi yang maju, proses tersebut ibarat siklus atau bola salju yang bergerak makin lama semakin besar dan komplek. Hal itu sangat tergantung kepada siapa yang menjalankan pengelolaan sumber daya organisasi tersebut, yang menjalankan itulah yang kita maksudkan sebagai orang yang melakukan kepemimpinan (Liadership). Kepemimpinan yang dilakukan selama proses pengelolaan merupakan kunci keberhasilan proses manajemen. Oleh karena itu maka kepemimpinan merupakan inti dari manajemen. Menyelenggarakan pelatihan memerlukan kepemimpinan yang baik. terutama yang bisa di terima oleh tiga pihak yaitu pelaksana, instruktur pelatihan dan peserta pelatihan.

5. Komunikasi;

Seseorang yang melakukan kepemimpinan kegiatannya sangat lekat dengan upaya mengkoordinasikan semua sumber daya organisasi agar dapat di arahkan dan digunakan seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan organisasi yang telah direncanakan. Pada kegiatan tersebut yang paling dominan adalah melakukan komunikasi atau bicara, mengarahkan, memerintah langsung atau tidak langsung dsb. Pimpinan yang mampu melakukan komunikasi dengan baik, maka pengelolaan sumber daya organisasi akan menjadi lancar. Itulah sebabnya komunikasi itu di pandang sebagai inti dari kepemimpinan.

Lakukanlah komunikasi yang baik sebelum pelaksaan pelatihan, sedang melaksanakan pelatihan dan setelah pelatihan dengan semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan pelatihan.

6. Pembuatan Keputusan;

Komunikasi yang baik tentu lancar, jelas, berurut dan pesan yang disampaikannya kepihak penerima pesan bersifat utuh, sesuai dengan yang disampaikan oleh pembicara. Kemampuan melakukan komunikasi pada dasarnya sangat ditentukan oleh kemampuan membuat keputusan atas data/informasi yang dimiliki oleh sipembicara. Oleh karena itu maka dasar atau inti dari kumunikasi adalah pembuatan keputusan.

Keputusan yang baik penyelenggaraan suatu pelatihan membutuhkan data dan informasi yang baik, komplit, terbaru dan valid, sehingga semua hal yang di putuskan merupakan pilihan yang terbaik juga.

7. Data dan Informasi;

Keputusan yang baik harus diolah dari data yang memenuhi syarat yaitu lengkap, terbaru, akurat dan valid. Jika data/informasi yang dijadikan dasar untuk keputusan tidak baik, maka sudah barang tentu keputusannya tidak baik juga.

Carilah data dan informasi yang lengkap untuk mempersiapkan pelatihan, cermati dengan baik kerangka acuan yang telah di buat dan standar kompetensi yang mau di jadikan rujukan dalam pelatihan.

Komposisi secara sistemik dari pendekatan organism terhadap manajemen, dapat digambarkan sebagai berikut



Berdasarkan pada diagran ven tersebut di atas, data/informasi merupakan sumber dari segala sumber yang sangat menentukan untuk semua sub sisten administrasi dan manajemen.

Data/ informasi dapat tersimpan dalam bibliografi dan atau pada sumber daya manusia (brain ware) yang setiap saat dapat di manfaatkan dalam bentuk kemampuan kerja, berpikir dsb. Kemampuan yang ditunjukan tersebut merupakan nilai kualitatif non fisik yang harus di bangun atau di tingkatkan pada sumber daya manusia organisasi.

NEXT:
02.02 SDM PENGGERAK ORGANISASI PROFESIONAL

PREV:
01.05 Tugas Week 1