Sudah menjadi suatu kewajiban bagi lembaga untuk melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan (AKP), karena kegiatan ini merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan mengharmonisasi jenis-jenis pelatihan yang dibutuhkan oleh unit kerja komponen pengguna, baik di tingkat struktural di Pusat, maupun pada unit bisnis Mungkin juga di jenjang jabatan, maupun individu dengan menterjemahkan kebutuhan kompetensi unit komponen pengguna ke dalam suatu desain program pelatihan .

Dalam unit usaha sering ada istilah unit/lembaga Diklat , Ketika melakukan AKD menunjukkan adanya kesenjangan kompetensi SDM yang membutuhkan suatu solusi berupa diklat untuk menutup kesenjangan tersebut, maka disinilah proses Analisis Kebuluhan Diklat (AKD) dipertukan. Proses ini dibutuhkan agar rancang bangun suatu program diklat sesuai dengan jenis-jenis kompetensi yang diperlukan.

Lembaga Diklat selaku penyelenggara diklat dituntut untuk mampu menuangkan serangkaian daftar kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan oleh unit komponen pengguna ke dalam suatu program diklat. Sehingga, program diklat yang diselenggarakan mampu memenuhi kesenjangan kompetensi unit komponen pengguna.

Sebagai contoh adalah ketika kesenjangan kinerja unit pengguna terutama terjadi pada pengelolaan keuangan negara, yang berdasarkan hasit AKD, dikarenakan kurangnya kompetensi SDM di bidang ini. Tanpa proses identifikasi kebutuhan diklat, penyelenggara diklat menawarkan diklat pengelolaan APBN dengan harapan diklat ini dapat menutupi kesenjangan kompetensi unit pengguna. Akan tetapi, hasil evaluasi pasca diklat mengindikasikan bahwa kinerja unit pengguna tersebut tidak meningkat karena kesenjangan kompetensi yang terjadi dalam pengelolaan keuangan negara tersebut tidak pada seluruh aspek pengetolaan keuangan negara, melainkan pengelolaan barang milik negara. Adapun materi pengelolaan barang milik negara ini ternyata kurang diberikan secara mendalam pada diklat pengelolaan APBN yang diselenggarakan penyelenggara diklat.

Dengan Analisis kebutuhan diklat, maka penyelenggara diklat dapat Fukus pada program-program diklat tertentu untuk memenuhi kebutuhan kompetensi utama unit pengguna. Dengan demikian, proses identifikasi kebutuhan diklal merupakan suatu proses yang mutlak dilaksanakan. Proses ini terutama menyandingkan antara program diklat yang dirancang dengan kebutuhan kompetensi unit pengguna atau dengan kala lain mengharmonisasi desain program diklat dengan kebutuhan kompetensi unit pengguna.

Mengingat pentingnya kegiatan analisis Kebutuhan Diklat maka langkah-langkah dalam melakukan analisis kebutuhan diklat dapat digambarkan sebagai berikut: Perumusan masalah, perumusan tujuan, penyusunan instrumen, pengumpulan data,pengolahan data, interpretasi data, perumusan hasil.

Setelah masalah dan tujuan dirumuskan, perancangan AKD dilanjutkan dengan penyusunan, penentuan dan pengembangan instrumen dan metode yang akan digunakan dalam proses AKD. lnstrumen yang dapat digunakan adalah uraian tugas pokok, kompetensi kerja standar, dan kompetensi kerja nyata berdasarkan masukan dari atasan (pimpinan), bawahan, teman sejawat, dll, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan dari pekerjaan. Sementara, metode yang dapat digunakan adalah wawancara, survei, observasi lapangan, dll.
Tahapan selanjutnya adalah pengumpulan dan pengolahan/ analisis data dengan menggunakan teknik dan metode yang tepat. Dari pengumpulan dan pengolahan data inilah, maka dapat diperoleh interpretasi data-data tersebut yang kemudian dituangkan dalam suatu laporan hasil AKD.

Analisis Kebutuhan Diklat merupakan langkah awal yang akan menentukan efektivitas program diklat. Hal ini mengingat desain diklat harus disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja karena pada akhirnya manfaat dari diklat akan dirasakan oleh unit kerja. Kebutuhan diklat pada dasarnya muncul karena adanya kesenjangan antara kompetensi standar dengan kompetensi yang terjadi, sehingga diperlukan langkah untuk mengisi kesenjangan tersebut. Permasalahan utama adalah, pengambilan kesimpulan bahwa kesenjangan tersebut harus diisi dengan diklat atau bukan diklat. Disinilah potensi munculnya kesalahan suatu organisasi dalam memanfaatkan lembaga-lembaga pelatihan ataupun bagian pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimilikinya sehlngga keberadaan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) mutlak diperlukan.

Proses AKD seharusnya diawali dengan analisis kesenjangan kinerja unit kerja. Analisis ini bertujuan untuk mengkaji kesesuaian antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual yang dimiliki. Jika ditemukan adanya suatu kesenjangan kinerja. Maka identifikasi akar masalah adalah tahapan selanjutnya yang harus ditempuh. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menggaliakar masalah dari kesenjangan yang ada, apakah berasal dari faktor SDM atau faktor non SDM. Jika akar masalah ternyata faktor non SDM, maka perlu adanya penyempumaan organisasi. Sementara, jika akar masalah berujung pada faktor SDM pertu diteliti lebih jauh apakah dikarenakan faktor kompetensiatau non kompetensi SDM yang bersangkutan.

Temuan alas faktor kompetensi SDM sebagai akar masalah kesenjangan kinerja yang ada berujung pada penyusunan laporan AKD yang berisi daftar kompetensi yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas pegawai. Berdasarkan daftar kompetensi inilah baru kemudian dirancang program diklat yang sesuai untuk mengisi kesenjangan kompetensi yang ada Dengan demikian, diklat adalah salah satu dari berbagai macam upaya untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada, dimana faktor penyebabnya adalah lack of competency.

Dalam manajemen pendidikan dan pelatihan, hal yang harus diperhatikan tentang analisis kebutuhan diklat antara lain

a. kegiatan perencanaan diklat,

b. pelaksanaan diklat dan monitoring dan

c. evaluasi diklat.

Faktor yang utama, dan merupakan kegiatan awal adalah perencanaan. Oleh karena itu, ada pepatah mengatakan: �Apabila gagal dalam berencana, maka berarti merencanakan kegagalan�. Begitu pentingnya perencanaan maka dalam perencanaan membutuhkan konsentrasi tingkat tinggi, keseriusan yang baik sehingga diperoleh kegiatan yang maksimal. Perencanaan mencakup rangkaian kegiatan untuk menentukan tujuan umum (goals) dan tujuan khusus (objectives) suatu organisasi atau lembaga. Perencanaan akan berkaitan dengan pola, rangkaian dan proses kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan pada dasarnya adalah menentukan kegiatan dan tujuan yang hendak dicapai. Sebagai salah satu fungsi manajemen, perencanaan merupakan suatu proses pengambilan keputusan dari berbagai alternatif yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang.

Kauffman (Fattah, 2001:49) menyatakan bahwa �perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin�. Dari pendapat tersebut tampak bahwa perencanaan pada hakekatnya merupakan kegiatan memikirkan masa depan yang lebih baik, yang menggambarkan terjadinya perubahan, baik secara kuatitatif maupun kualitatif dibandingkan dengan keadaan sebelumnya atau kondisi saat ini.

Berdasarkan pengertian di atas, dalam proses perencanaan kondisi perubahan yang diinginkan perlu dirumuskan secara operasional, baik yang menyangkut substansi, sifat, jumlah dan kapan harus dicapai. Selain hal itu membentuk masa depan yang lebih baik, menuntut pemikiran yang realistic, feasible dan sistematic. Realistik berarti memikirkan kondisi objektif, baik menyangkut masalah-masalah yang dihadapi maupun faktor-faktor yang mempengaruhinya. Feasible mengandung arti memiliki kemungkinan untuk diwujudkan dengan memperhatikan sumber daya yang ada, sedangkan sistematik artinya memperhitungkan seluruh komponen yang membentuk kinerja organisasi.

Memperhatikan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya penetapan tujuan atau sasaran-sasaran pembangunan pendidikan merupakan proses merumuskan gambaran realistic tentang keadaan/perubahan yang dikehendaki dan diyakini sebagai suatu keadaan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan yang baik hendaknya memperhatikan sifat-sifat kondisi yang akan datang, di mana keputusan dan tindakan efektif dilaksanakan baik jangka pendek (kurang dari 5 tahun), jangka menengah (5 - 10 tahun), maupun jangka panjang (di atas 10 tahun). Dari hal tersebut, bila dikaitkan dengan perencanaan pendidikan dan pelatihan, maka perencanaan merupakan penentuan sekumpulan kegiatan seperti penentuan strategi, kebijakan, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar, atau pemilihan sekumpulan kegiatan dan penetapan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa, untuk mengubah kompetensi kerja seseorang sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya. Oleh karena itu perencanaan bertujuan:

Tercapainya tujuan organisasi dengan lebih baik atau terjaminnya pencapaian hasil yang diharapkan, karena telah dilakukan pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan telah diperhatikan dengan matang;

Meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi, karena telah diperjelas apa yang telah dilakukan, kapan dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya; (LAN RI, 2003:6).

Mencermati tujuan perencanaan tersebut, maka dalam aplikasinya di bidang pendidikan dan pelatihan tentu saja dengan perencanaan pendidikan dan pelatihan yang baik akan menjamin tujuan dan sasaran pendidikan dan pelatihan yaitu meningkatkan kinerja aparatur sebagaimana yang diharapkan, yakni tercapainya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan perubahan sikap perilaku yang lebih baik.

Tahapan kegiatan analisis kebutuhan diklat sangat penting dan dapat memberikan dampak yang sangat besar terhadap keberhasilan pelaksanaan diklat secara keseluruhan. Dengan demikian, ketepatan dalam mengidentifikasi kebutuhan diklat sebagai proses analisis kebutuhan diklat menjadi penting sebab analisis kebutuhan diklat merupakan suatu proses yang sistematis dalam menentukan sasaran, mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata serta menetapkan prioritas tindakan. Selain jenis-jenis diklat yang telah diidentifikasi dan direkomendasi melalui kegiatan analisis kebutuhan diklat selanjutnya perlu ditindaklanjuti dengan merancang serta mengoptimalkan proses pembelajaran.