WA: 0812 8595 8481
View : 289 kali.
Materi Kuliah Sistem Informasi Manajemen11.02 Otomatisasi Perkantoran
#
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :1.Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.2.Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.3.Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.4.Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.5.Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :1.Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.2.Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.3.Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.4.Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.5.Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:
* Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
* Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
* Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
* Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
* Penggabungan penerapan tekonologi
* memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
* Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
* Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
* Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:
* Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
* Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel
* Pemecahan masalah kolompok atau tim
* Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
* Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti
* Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
Dampak Otomatisasi Perkantoran
1) Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
* Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
* Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
* Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
* Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2) Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3) Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
5) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.
Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:
* Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
* Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
* Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
* Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
* Penggabungan penerapan tekonologi
* memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
* Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
* Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
* Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:
* Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
* Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel
* Pemecahan masalah kolompok atau tim
* Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
* Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti
* Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
Dampak Otomatisasi Perkantoran
1) Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
* Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
* Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
* Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
* Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2) Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3) Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
5) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.
NEXT:
11.03 Sistem Pakar
PREV:
11.01 Sistem Informasi Manufaktur