88.01 Modul Pembelian Accurate 4

1. Pengenalan

Modul pembelian di Accurate 4 digunakan untuk mengelola proses pembelian barang atau jasa dari supplier. Modul ini mencakup pembuatan purchase order (PO), penerimaan barang, dan pencatatan faktur pembelian.

2. Langkah-Langkah Pembelian

A. Membuat Purchase Order (PO)

1. Buka Menu Purchase Order

   • Pilih menu "Purchase" > "Purchase Order".

   • Klik tombol "New" untuk membuat PO baru.

2. Isi Data Supplier

   • Pilih supplier dari daftar yang sudah terdaftar atau tambahkan supplier baru dengan mengklik "Add".

   • Pastikan informasi supplier seperti nama, alamat, dan kontak sudah terisi dengan benar.

3. Tambahkan Barang/Jasa

   • Pada kolom "Item", pilih barang atau jasa yang akan dibeli.

   • Isi jumlah (Quantity) dan harga (Unit Price) yang disepakati.

   • Jika ada diskon atau pajak, tambahkan pada kolom yang tersedia.

4. Simpan dan Cetak PO

   • Klik "Save" untuk menyimpan PO.

   • Cetak PO dengan mengklik tombol "Print" untuk dikirim ke supplier.

B. Menerima Barang (Goods Receipt)

1. Buka Menu Goods Receipt

   • Pilih menu "Purchase" > "Goods Receipt".

   • Klik tombol "New" untuk membuat penerimaan barang baru.

2. Pilih PO yang Sudah Dibuat

   • Pilih PO yang sesuai dengan barang yang diterima.

   • Sistem akan menampilkan daftar barang yang dipesan.

3. Isi Jumlah Barang yang Diterima

   • Masukkan jumlah barang yang diterima pada kolom "Received Quantity".

   • Jika ada barang yang rusak atau tidak sesuai, catat pada kolom "Rejected Quantity".

4. Simpan dan Cetak Goods Receipt

   • Klik "Save" untuk menyimpan data penerimaan barang.

   • Cetak dokumen penerimaan barang jika diperlukan.

C. Mencatat Faktur Pembelian

1. Buka Menu Purchase Invoice

   • Pilih menu "Purchase" > "Purchase Invoice".

   • Klik tombol "New" untuk membuat faktur pembelian baru.

2. Pilih PO atau Goods Receipt

   • Pilih PO atau Goods Receipt yang sesuai dengan faktur dari supplier.

   • Sistem akan menampilkan detail barang/jasa yang dibeli.

3. Isi Detail Faktur

   • Masukkan nomor faktur dari supplier.

   • Periksa jumlah, harga, dan total pembayaran.

   • Tambahkan biaya lain seperti pajak atau ongkos kirim jika ada.

4. Simpan dan Cetak Faktur

   • Klik "Save" untuk menyimpan faktur.

   • Cetak faktur jika diperlukan.

D. Pembayaran ke Supplier

1. Buka Menu Payment to Supplier

   • Pilih menu "Purchase" > "Payment to Supplier".

   • Klik tombol "New" untuk membuat pembayaran baru.

2. Pilih Faktur yang Akan Dibayar

   • Pilih faktur pembelian yang akan dibayar.

   • Sistem akan menampilkan jumlah yang harus dibayar.

3. Isi Detail Pembayaran

   • Pilih metode pembayaran (tunai, transfer, atau cek).

   • Masukkan jumlah pembayaran dan tanggal pembayaran.

4. Simpan dan Cetak Bukti Pembayaran

   • Klik "Save" untuk menyimpan data pembayaran.

   • Cetak bukti pembayaran jika diperlukan.

3. Laporan Pembelian

• Laporan Purchase Order: Untuk melihat daftar PO yang sudah dibuat.

• Laporan Goods Receipt: Untuk melihat daftar penerimaan barang.

• Laporan Purchase Invoice: Untuk melihat daftar faktur pembelian.

• Laporan Pembayaran Supplier: Untuk melihat riwayat pembayaran ke supplier.

4. Tips dan Best Practices

• Pastikan data supplier selalu diperbarui.

• Verifikasi jumlah dan harga barang sebelum menyimpan PO atau faktur.

• Gunakan fitur "History" untuk melacak status pembelian.

5. Latihan Praktik

1. Buat PO untuk 10 unit barang "Printer" dari supplier "ABC Supplier".

2. Catat penerimaan barang saat barang diterima.

3. Buat faktur pembelian berdasarkan PO tersebut.

4. Lakukan pembayaran ke supplier.